Vorsprung durch Information – Mehrwert durch Information Excellence

Die Wettbewerbsbedingungen werden zunehmend schwieriger, Märkte verändern sich gravierend. Unternehmen müssen sich frühzeitig auf neue Entwicklungen einstellen und ihren Kurs flexibel auf die Veränderungen in den Märkten ausrichten. Dabei zeigt sich bereits jetzt deutlich, dass der Faktor Information zum entscheidenden Kriterium für Unternehmenserfolg oder -misserfolg wird. Informationsprozessen und das Management unterstützende Informationssystemen (Business Intelligence Systeme) kommen dabei eine besondere Rolle zu.

Vorsprung durch Information

Unternehmerischer Erfolg ist heute mit wirkungsvollen Prozessen verknüpft, die entscheidungsrelevante Informationen bereitstellen. Das Management braucht diese Informationen um jederzeit auf die Märkte und Wettbewerber reagieren zu können: Über die Entwicklung von Produkten, die Erschließung neuer Märkte oder auch die Reduzierung von Kosten. Nur Unternehmen, die dabei über die richtigen Informationen verfügen, können die richtigen Entscheidungen treffen und sich rechtzeitig auf verändernde Marktsituationen einstellen. Heute ist die Fähigkeit zu agieren gefragt, nicht zu reagieren.

Herausforderung im Informationsmanagement

Herausforderung im Informationsmanagement

Die Bedeutung von Informationen als wesentlichem Produktionsfaktor ist unbestritten. Viele Unternehmen nutzen heute bereits interne Daten die beispielsweise im Rahmen des Produktions- und Vertriebsprozesses entstehen. Aber auch externer Date wie diese beispielsweise von Marktforschungsinstituten wie GFK oder Nielsen angeboten werden immer häufiger nachgefragt.
Viele dieser Daten entstehen, auch bedingt durch die immer intensivere Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) in immer größeren Mengen. Gleichzeitig nimmt jedoch die für Entscheidungen zur Verfügung stehenden Zeitspannen immer weiter ab – ebenso die wirkungsvolle Unterstützung durch Mitarbeiter. Die Schere der Entscheidungsfähigkeit öffnet sich immer weiter, da Entscheider im privaten Bereich über Möglichkeiten der Informationsrecherche verfügen (beispielsweise Google, ebay etc), vergleichbare Instrumente im beruflichen Umfeld jedoch fehlen.

Um trotz alledem die notwendigen Informationen zu erhalten, werden die unterschiedlichsten Systeme eingesetzt: Das Spektrum reicht von Tabellenkalkulationsprogrammen über datenbankbasierte Lösungen, von in ERP-Systemen integrierte Anwendungen bis hin zu unternehmensweiten Portal-Lösungen.
Wer jedoch Business Intelligence auf Systeme reduziert, greift zu kurz.

Information Excellence – Die Herausforderung

Integration in den Managementzyklus

Integration in den Managementzyklus

Kernprozesse von Business Intelligence sind Berichtswesen, Planung sowie die Analyse von Daten. Daraus ergibt sich der Kernanspruch einer Information Excellence: die möglichst optimale Unterstützung für Entscheidungsprozesse im Managementzyklus. Deswegen wird auch gerne von Entscheidungsunterstützenden Systemen (Management Support Systems) gesprochen.

Tätigkeitsfelder Information Excellence

Tätigkeitsfelder Information Excellence

Information Excellence erfordert zu Beginn das Auseinandersetzen mit den fachlichen Anforderungen an Inhalten und Zielen, die Berichtswesen und Planung erfüllen sollen. Neben der Auswahl geeigneter Systeme mit denen Anwendungen gestaltet werden,, müssen insbesondere die wesentlichen Kernprozesse und -kompetenzen unterstützt werden. Insbesondere in den Prozessen spielt dabei die Musik. Hier lassen sich regelmäßig bis zu 40 Prozent an Kosten sparen, ohne Leistungsfähigkeit und Produktivität zu beeinträchtigen. Die Erkenntnis, dass BI-Anwendungen von der Stange nur so gut sein können, wie ihr Geschäftsmodell zu den vorgedachten Prozessen der Softwareanbieter unterstützt werden ist einsichtig.

Als wichtigster Bestandteil erfolgreicher BI-Anwendungen ist jedoch Berücksichtigung des Faktors Mensch. Business Intelligence kann nur dann erfolgreich sein, wenn der Mitarbeiter (intern oder extern) mit den Daten und Informationen arbeiten und die richtigen Entscheidungen treffen können. Dazu müssen jedoch Anforderungen und Inhalt für das Berichtswesen klar definiert sein.

Performance Management – Inhalte stehen im Mittelpunkt

Berichte für das Management zu erstellen ist mitunter sehr aufwendig. Führungskräften ist häufig nicht bewusst, welche Aufwendungen manchmal auf für einfachen Berichten anfallen.
Häufig ist eine schnelle Informationsbereitstellung viel wertvoller als buchhalterisch exakte Berichte mit zwei oder mehr Nachkommastellen. Mit immensen Anstrengungen werden oft Trivialitäten und Banalitäten berichtet, die der Berichtsempfänger schon kennt und somit keine neue Schlussfolgerungen ermöglichen. Das Berichtswesen dient dann allenfalls der Rechtfertigung. Die wenigsten Berichte enthalten heute eine klare Empfehlung, was gut war oder was schlecht ist und was getan werden muss. So ist es kein Wunder, das das heutige Berichtswesen keinen interessiert und selten gelesen wird.
Unterschiedliche Berichtsformen gibt es wie Sand am Meer:

  • Tagesberichte, Monatsberichte, Quartalsberichte, Jahresberichte,
  • Abweichungsberichte, Budgetberichte, Soll-Ist-Berichte
  • Management-Reports, Vertriebsberichte, Produktionsberichte
  • Kostenstellenberichte, Niederlassungsberichte, Konzernberichte

und viele andere mehr. Gelegentlich sind Grafiken integriert, manchmal auch kommentierender Texte.
Ziel der Berichte ist immer, zu informieren. Um die Berichte erstellen zu können, muss klar sein, was für den Berichtsempfänger eine Information ist und was diese „wert ist“. Schließlich geht es ja meist darum bessere Entscheidungen zu fällen. Damit dies gelingt, muss ein Bericht oder eine Information beim Berichtsempfänger Unsicherheit durch Sicherheit ersetzen. Dafür müssen Berichte folgende Kriterien erfüllen:

  • Die Information muss neu sein, um Unsicherheit durch Sicherheit zu ersetzen.
  • Die Information muss vertrauenswürdig und nachprüfbar sein.
  • Die Information muss verständlich, vollständig und konsistent sein.
  • Die Information muss aktuell sein und rechtzeitig vorliegen.

Gelingt dies, führt der Bericht zu mehr Wissen beim Berichtsempfänger und in der Folge zu nachvollziehbaren, besseren Entscheidungen. Und welche Führungskraft wünscht sich nicht, Entscheidungen auf Basis sicherer Informationen treffen zu können.
Führungskräfte erwarten jedoch Berichte mit den wesentlichen Highlights und den Vorkommnissen, die ein Eingreifen notwendig machen. Aktionsorientierung und damit auch Personalisierung im Berichtswesen ist die oberste Maxime. Standardberichte können dann allenfalls als Nachschlagewerk dienen.

Information Management – Prozesse nach Maß

Das Bereitstellen von Informationen und Berichten kann in vielen Unternehmen mit einem Handwerksbetrieb verglichen werden. Auch werden BI-Projekte überwiegend von einigen wenigen Experten umgesetzt. Das Know-how über Prozesse, Definitionen von Kennzahlen und die Bewertung von Fakten befindet sich in den Köpfen weniger Mitarbeiter.
Die Folgen sind häufig lange Durchlaufzeiten, Nichteinhalten von Terminen, hohe Kosten und unzureichende Qualität der BI-Leistung. Hinzu kommt, dass auch in den Fachbereichen selbst BI-Leistungen erbracht werden. Durch werden zwangsläufig die Prozesse für das Information Management komplexer.
Meist weisen Berichtswesen und Planung heute Defizite in vielen Bereichen auf. Zum einen gleicht die Erstellung beispielsweise von Berichten eher einem kreativen, künstlerischen Prozess, denn einer strukturierten und zielgerichteten Vorgehensweise. Die Folge ist die Abhängigkeit von Personen, die Detailwissen über Prozesse und Abläufe nach persönlichen individuellen Zielen und Vorlieben gestaltet haben und nicht nach den Anforderungen der Anwender. Dies kann bedeuten, dass Prozesse nicht laufen oder Informationen nicht verfügbar sind, wenn diese Mitarbeiter aufgrund von Urlaub, Krankheit oder anderen Ursachen nicht mehr verfügbar sind.

Bi-Framework - Anwendungen planen entwickeln betreiben

Bi-Framework – Anwendungen planen entwickeln betreiben

Im Betrieb von BI-Anwendungen spiegelte sich das in Ausfallzeiten, Performance- beziehungsweise Stabilitätsproblemen, steigendem Support-Bedarf und vermehrtem Änderungsbedarf wider. Wenn zudem die Verantwortung für Berichtswesen und Planung zwischen der IT und den Geschäftsbereichen nicht klar geregelt ist, kann Berichtswesen und Planung auch mit modernsten Systemen keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefern.

Ziel muss es sein, die Prozesse für Berichtswesen, Planung und Analyse zu modernisieren und zu nach standardisieren Regeln zu erstellen (siehe Abbildung 4: Vorgehensmodell für BI-Projekte. In einem ersten Schritt werden die Prozesse um die Anforderung und Konzeption (Business Orientierung), dann die um die Realisierung und Einführung sowie in einem dritten Schritt die um Service & Support neu organisiert.
Voraussetzung ist, dass Business Intelligence nach einem klaren Information Management Prozess gegliedert ist, wie dieser beispielsweise durch das BI-Framework von ANIGMA beschrieben wird.

Business Intelligence – Technik als Mittel zum Zweck

Der Begriff Business Intelligence (BI) ist ein in der Fachliteratur uneinheitlich verwendeter Begriff. Historisch gesehen ist BI eine Weiterentwicklung der Management Support Systeme (MMS) bzw. Management Informations Systeme (MIS) aus den 80er Jahren. Heute wird BI als Oberbegriff für die unterschiedlichen Ansätze behandelt, um Geschäftsprozesse und deren Zusammenhänge zu analysieren.

Kernfragen für Business Intelligence

Kernfragen für Business Intelligence

Dabei werden Komponenten zur Informations- und Wissensgenerierung durch die Anwendungen ergänzt, die auch Präsentations- und Auswertungsfunktionalitäten besitzen. Die zugrunde liegende technische Grundarchitektur zur Datenbereitstellung, die ETL-Prozesse, Data Warehouse und Data Mart , sind diesem BI-Verständnis untergeordnet.
Aufgabe von BI ist, durch den Zugriff auf und die Analyse von quantitativen Informationen die notwendigen Erkenntnisse und Einsichten für eine intelligente Planung und Steuerung von Organisationen zu schaffen.

 

 

Customer Focus – Zufriedenheit der Anwender

Immer komplexere Anforderungen, kürzere Lebenszyklen, steigende Anwenderzahlen, steigende Qualitätsstandards und hoher Kostendruck führen zu Unzufriedenheit mit Berichtswesen und Planung, kurz mit BI. Und dies, obwohl in den letzten Jahren viel in die Themen Information Management und Business Intelligence investiert wurde. Oft blieb der erhoffte Nutzen aus. Bei der Suche nach einer Antwort, scheinen die Instrumente der modernen Kosten-Nutzen Indikation zu versagen.
In Zeiten, in denen die Reduzierung von Ausgaben höchste Priorität hat, müssen auch Informationsflüsse, Berichtssysteme und Planungsprozesse optimiert werden, um mehr Einsicht und Transparenz zu erreichen. Neue Systeme sind zwar oft leistungsfähiger, doch lassen sich meist 80% der vorhandenen Potenziale bereits durch die Verbesserung der vorhandenen Informationsprozesse und eine konsequente Ausrichtung auf die Anforderungen der Anwender heben. Entscheidend ist, diese Potenziale frühzeitig zu erkennen und zu nutzen.
Dazu muss die Zufriedenheit der Anwender als Kunden des Berichtswesens im Mittelpunkt stehen. Und die suchen einfache, pragmatische Lösungen, die eine schnell erschließbare Ursache-Wirkungs-Analyse ermöglichen und deren Weiterentwicklung keine kostspieligen Neu-Investitionen erfordern. Komplizierte Ansätze, die in der Umsetzung langfristig Ressourcen binden, können und wollen sich die Nutzer von Informationssystemen nicht leisten. Kurz:
Statt neue Probleme zu schaffen sind Lösungsansätze für die Herausforderungen im Unternehmen zu liefern.
Dazu muss

  • das Information Management strikt auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet
  • die Investitionssicherheit durch eine Systemunabhängige Modellierung (Austauschbarkeit der technischen Systeme)
  • ein positiver Nutzen / Kosten Indikator durch permante Beurteilung von Berichtswesen und Planung

sichergestellt werden.
Deswegen darf der Fokus für Business Intelligence nicht auf das technisch Machbare gerichtet sein, sondern auf das betriebswirtschaftlich Notwendige. Bestmöglicher Nutzen wird mit Informationssystemen nur dann erzielt, wenn die zukünftigen Nutzer (auf allen Hierarchie-Ebenen) von Anfang an in die Konzeption und Umsetzung mit eingebunden sind und parallel eine Einweisung bezüglich Inhalten und Anwendung der technischen Möglichkeiten erfolgt. Denn nur so kann eine wirkungsvolle Umsetzung des neugewonnenen Wissensvorsprungs erzielt werden. Unternehmen, die dies beherzigen und in Informationsprozesse und entsprechende Instrumente investieren oder bereits bestehende Systeme erweitern, steigern nicht nur ihre Effizienz und den Unternehmenswert, sondern auch in direktem Maße ihre Wettbewerbsfähigkeit. Langfristig erfolgreich ist schließlich nicht derjenige, der blind spart sondern derjenige, der seine Ressourcen optimal nutzt.

Zusammenfassung

Information Excellence bedeutet:

  • Performance Management: Es geht um Inhalte, nicht um Daten.
  • Information Management: Es geht um Prozesse, nicht um einzelne Projekte.
  • Business Intelligence: Es geht um pragmatische, nicht technisch perfekte Lösungen.
  • Faktor Mensch Es geht um Menschen und ihre Anforderungen, nicht um Technologien.

Durch die eindeutige Ausrichtung auf den für den Anwender greifbaren Nutzen, schafft und sichert Information Excellence langfristig Werte und verschafft im Wettbewerb einen Vorsprung durch bessere Informationen.
In Datenbanksystemen, Data Warehouse, Data Mart und OLAP-Würfeln werden heute alle verfügbaren Daten gesammelt. Online-Berichte, interaktive Berichte und Management-Informationssysteme sind eingeführt, Portale und Intranet-Lösungen werden entwickelt. Wenn aber neben den Systemen nicht gleichzeitig an den Inhalten und an den Prozessen gearbeitet wird, bleibt das Berichtswesen ein Nachschlagewerk für Führungskräfte.
Nur wenn Berichte klar fokussiert werden und sagen, was zu sagen ist, dann wissen Berichtsempfänger was wirklich los ist und Führungskräfte werden auch das tun, was zu tun ist. Dann ist Information Excellence Realität geworden.

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